KÉRDEZZ BÁTRAN! MONDD EL, MI SEGÍTENE NEKED! VÁLASZOLUNK

Sietsz és nincs időd órákat töprengeni? Esetleg elakadtál?

Küldd el hozzánk kérdésedet az Ez az e-mail cím a spamrobotok elleni védelem alatt áll. Megtekintéséhez engedélyeznie kell a JavaScript használatát. e-mail címre és válaszolunk!

Miről ismerhető fel egy jól kialakított irányítási rendszer? Mitől lesz életképes egy ISO szabvány szerint kialakított rendszer? Melyek egy irányítási rendszer elindításának motiváló tényezői? Mik okoznak leginkább problémát egy hazai mikro-, kis- és középvállalkozásnak? Milyen előnyökkel és hátrányokkal találkoznak a munkavállalók ebben a témában? Mi lehet ezeknek az oka? Összefoglaltunk és megválaszoltuk a legfontosabb olvasói kérdéseket a menedzsment, vállalatvezetés témaköréből.

Három fős start-up vagyunk. Működésünk egyszerű. Hasznunkra válhatnak az ISO irányelvek?

Az irányelvek alkalmazásának lehetősége független a cég méretétől. Egy micro vállalkozás esetében az alapelvek alkalmazhatók.

Ügyfeleink adatainak kiszivárgása milyen következményekkel járhat ránk nézve, ha nem a saját, hanem az online tárhelyszolgáltó hibájából történik?

Függetlenül az okoktól bizalomvesztéssel járhat, az adatok megsemmisülése pedig legrosszabb esetben anyagi károkat is okozhat. A jogi következményeket egyértelműen az Ön cége kell viselje az ügyféllel szemben, hiszem nem az online tárhelyszolgáltató szerződött az ügyfelével. Ilyen esetek megelőzése érdekében Önnek célszerű meggyőződnie róla, hogy a tárhelyszolgáltató milyen módon dolgozik, a gyakorlata megfelel e az Ön adatai érzékenységének, milyen munkafolyamatai vannak, illetve milyen körültekintéssel jár el üzenbiztonság illetve rendelkezésre állás területein. Erről még egy kiszervezést, szolgáltatói szerződéskötést megelőző helyszíni audit során bizonyosodhat meg.

Munkatársaim ellenzik az ISO adminisztráció bevezetését. Mivel győzhetném meg őket legegyszerűbben a szükségességéről?

Véleményem szerint szavak és győzködés helyett a "tettek" és a tapasztalat sokkal jobban számítanak. Szerintem nem szükséges meggyőzni egy rendszer szükségességéről senkit, ha a rendszer valóban hatékony, azt érezni fogják és megszeretik használatát.

Egészségügy egy osztályokon átívelő, egységes minőségügyi rendszer bevezetésével megoldható a betegazonosítás?

Igen, például karszalag alkalmazásával?

Start-upjaim vannak, de gyors növekedésre számítunk. Megéri már most minőségirányítási tanácsadást igénybe vennünk és az ISO alapelvek szerint alakítani működésünket?

Nem kérdés, hogy megéri-e. Sokkal egyszerűbb és használhatóbb működést kapunk eredményül, ha a folyamatokat már az elején tudatosan szabályozzuk és már az elején az életünk részévé tesszük a minőségirányítási alapelveket, mintha a már "kiforrott" folyamatokat próbálnánk meg módosítani.

A cég büdzséjének hány százalékát érdemes minőségirányításra áldoznia?

A minőségköltségek a minőségmenedzsment és minőségfejlesztés költségeiből tevődnek össze. Mivel a globalizáció magával vonja a piac erősödését, a vevői elvárások magasabb szintű kielégítését, így a minőség előállítása is egyre többe kerül. Nem elrugaszkodott, hogy a cég büdzséjének 20%-át érdemes minőségirányításra költeni, és emellett menedzsment módszereket is alkalmazzunk. Természetesen a ráfordítások mellett fontos értékelni a "minőséghozamot" is.

Az alkalmazottak munkákának minőségét tudja befolyásolni egy jól kidolgozott minőségügyi rendszer?

Igen, természetesen.

A vállalkozások mely mutatóra hat egy minőségógyi rendszer kialakítása elsősorban?

Elsősorban azokra, amiken változtatni kell. Ezeket a szervezet maga méri, követi és avatkozik be ahhoz, hogy a teljesítményt jelző mutatók minél jobbak legyenek.

Milyen szengmens beli vállakozásoknak éri meg a legjobban, illetve legkevésbé minőségirányításra áldozni?

Leginkább a gyártással, termék előállítással foglalkozóknak. Azonban a szolgáltató szektor is lényeges, azonban ott nem kézzel fogható a teljesítmény, illetve nem detektálható a "végeredmény", mint például egy tanácsadás esetében.

Egy húsz fős vállakozás esetében van értelme minőségirányítási rendszer kialakításának?

Természetesen, hiszem a módszerek, irányelvek alkalmazása független a cég méretétől, es egy jól működő minőségügyi rendszer a növekedésben is segítségünkre lehet.

Van különbség a Közép és Nyugat Európai rendszerek között? A különbség megmutatkozik a profit mértékében?

A minőségirányítás alapelvei Közép és Kelet Európában is ugyanazok, mint Nyugaton. A különbség inkább a cégkultúrában, a működésben, a support tevékenységek modernizálásában, ls intelligens alkalmazásában mutatkozhat meg, akár egy országon belül is.

Milyen időtávon jelentkeznek az eredmények?

A minőségirányítás közép-, hosszú távú befektetés. Összetettsége miatt a kézzelfogható eredmények eltérő időben, a szervezet méretétől és jellemzőitől is nagy mértékben függnek. Bizonyos területeken 1-3 év alatt már láthatók az eredmények.

Adatbiztonság kapcsán, mi a véleménye az online tárhelyszolgáltatókról?

Nagyon fontos kérdés és számos problémát felvet nem csak adatbiztonság szempontjából. Például azt, hogy mennyire biztonságosan kezeli a szolgáltató a tőle bérelt tárhelyen lévő céges adatainkat. Mi a biztosíték arra, hogy körültekintően jár el? Mi a teendő, ha információ kerül illetéktelenek kezébe, például a tárhelyszolgáltató dolgozói belelátnak a céges levelezésbe? Érdemes biztosra menni, és a szolgáltatóval már szerződésben leszögezni, hogy abban az irodában ahol a szolgáltató működik, hogyan kezeli az adatainkat, illetve fontos, kikötéseket és óvintézkedéseket belefoglalni a szerződésbe.

Cégük foglalkozik szoftverek fejlesztésével is?

Nem. A vállalaltirányítási szoftverek is folyamatszabályozáson alapulnak, azonban ez nem elegendő, mert még nem felel meg egyetlen menedzsmentszabvány követelménynek sem, és nem épül menedzsment módszerekre sem, amely a működés bizonyos irányú vezetését célozza meg.

Egy minőségügyi rendszer kialakítása tud segíteni a betegellátói bérek emelésében?

Nem.

Milyen módon alkalmas fogyasztói elégedettség mérésére egy minőségügyi rendszer?

A minőségügyi rendszerben alapvető, hogy ismerjük és tudjuk azt, hogy mi él fogasztónk fejében a termékünkről, szolgáltatásunkról, cégünkről. Tehát ahhoz, hogy minél jobban meg tudjon felelni egy cég az ügyfelek, a piac elvárásainak, folyamatosan figyelnie és mérnie kell a visszajelzéseket. Nem csak az elégedettséget, de az elégedetlenséget is. Az ügyfelektől számos közvetett és közvetlen módon érkezik visszajelzés, amik alapján megbizonyosodhatunk róla, hogy az a kép él a fejükben cégünkről, termékünkről vagy szolgáltatásunkról, amit szeretnénk, hogy éljen.

Az egészségügyi minőságirányítási rendszerek hatékonyságát milyen objektív módokon lehet mérni?

Az egészségügyben a betegellátás minőségét indikátorokkal mérik. Azt, hogy a szolgáltatók minőségirányítási rendszere mennyire hatékony, a gyakorlat mutatja meg, a kialakított szabályok, és a működés alkalmazhatósága.

Milyen költségekkel jár egy az adatok teljekörű biztonságát szavatoló rendszert kialakítani egy körülbelül 20 fős vállalkozás számára?

A költségek elsősorban nem a dolgozók számától, hanem a cég érettségi szintjétől függnek. Ez határozza meg ugyanis a szükséges tanácsadói napok számát. Egy részletes helyzetanalízissel pontosan meg lehet határozni, hogy hol tart a cég, milyen szabályzatokkal és gyakorlattal rendelkezik, és melyekkel nem. Ezt követően tudunk, egyedi, személyre szabott, és valóban korrekt árat mondani. Körülbelül százezres nagyságrendekkel kell kalkulálni.

Egy minőségirányítási rendszer kialakítása tud segíteni már folyamatban lévő betegjogi perekben is?

Nem. A betegjogi perekben a bizonyítékok számítanak. Hogy fel tudjuk-e mutatni az eset kapcsán, hogy pontosan mi és mikor történt, ki, hogyan és mikor végezte a feladatát. A bizonyítékok pedig nem utólag, hanem a történésekkel egyidejűleg a betegellátás folyamatában jönnek létre. Tehát a rendszer kialakítását követően nyílik lehetőség következetesen átgondolt, bizonyíték erejű dokumentumok és bizonylatok létrehozására.

Milyen módon segíthet egy minőségirányítási rendszer egy esetleges betegjogi per megelőzésében?

Egy perben sajnos általában nem az nyer, akinek igaza van, hanem az, aki jobban alá tudja támasztani az igazát. A leggyakoribb problémák a tapasztalatok szerint a felesleges, (duplikált) adminisztráció, a betegazonosítás hiányosságai (például altatáskor), a beteg beleegyező nyilatkozatok is plusz adminisztrációt jelentenek, és az osztályok közötti együttműködésnek is lehetnek hiányosságai, gyakori az információ elakadás, stb. Egy jól kialakított minőségirányítási rendszer ezeknek és még egy sor hasonló problémának a megoldására alkalmas, és tud megfelelő alapot biztosítani egy esetleges betegjogi perben a védelem számára.

Folyamatainkban milyen módon tudunk legegyszerűbben az adatok biztonságáról gondoskodni?

Azonosítani kell az információkat, helyszíneket és adathordozókat, amiket meg akarunk óvni. Meg kell fogalmazni azokat a veszélyhelyzeteket, kockázatokat, amiknek ezek az információk ki vannak téve. Ezt követően kell szabályokat, előírásokat megfogalmazni. Tehát a kérdés az, hogy mit kell tenni azért, hogyan kell eljárni, hogy ezeket az információkat megvédjük.

Miért fontos egy egészségügyi intézménynek a minőségirányítás?

Az intézményekben kialakított minőségirányítási rendszer segít az intézményeket költséghatékonyan működtetni, és segít a betegellátás színvonalának javításában is. A betegellátásnak tervezett és szabályozott keretet ad a minőségirányítás, így előre meghatározottak az orvosi, ápolói feladatok és visszakereshetőek a tevékenységek, amelyek a betegnek biztonságot, megbízhatóságot a személyzetnek pedig feddhetetlenséget biztosítanak. A helyesen kialakított minőségirányítási rendszer felszámolja a felesleges (duplikált) adminisztrációt, biztosítja a jogi esetek megvédéséhez szükséges bizonyítékokat (bizonyíték erejű, megfelelő tartalmú dokumentumok), segíti az osztályok közötti együttműködést. A minőségügyi rendszer megfelelő kialakítása segít feltárni és térképen ábrázolni, mindenki számára transzparensen követhetővé tenni a betegellátást, megkülönbözteti színvonalában, presztízsében, szakmaiságban az intézményt a többitől.

Mi tekinthető minőségügyi dokumentációnak?

A minőségre irányuló sza­bályok, előírások, követelmények teljesítését tartalmazó információk valamilyen módon rögzített formája, mely az ezekkel kapcsolatos cselekedeteket tanúsítja.

Mi tekinthető minőségügyi dokumentumnak?

Bármely olyan előírás, ami szabályoz valamit, ami hatással van a termék vagy szolgáltatás minőségére.

Szükségem van minőségirányítási tanácsadóra?

A tanácsadói szolgáltatás nem kötelező eleme egy minőségirányítási rendszer kialakításának. A vállalatnak szabad döntése van arra nézve, hogy igénybe veszi-e egy tanácsadó cég segítségét, vagy egyedül építi ki a rendszert. A tanácsadó szervezetek nagy segítségére lehetnek a vállalkozásnak abban, hogy a rendszer kiépítése rövidebb idő alatt, szakszerű módon és nagy költséghatékonysággal valósulhasson meg. Ugyanakkor a tanácsadó szervezet munkájának költségével számolni kell!

Mik azok a minőségi indikátorok?

A minőségi indikátor egy olyan (leggyakrabban) megoszlási viszonyszám, amelynek változása megmutatja, ha (minőségi) változás lép fel valahol. Tulajdonképpen egy jelzőszám, amely jellemzi az adott szolgáltatást. Akkor működik jól, ha a működés megváltozásakor az indikátor értéke is változik. Önmagában csak figyelmeztető funkcióval bír, nem használható minősítésként.

Van-e határideje annak, hogy felkészülés után, mikor történik meg az audit?

Nincs! A tanúsítás ugyanis egyáltalán nem kötelező, az ISO nem követeli meg ezt a lépést. Tanúsítás nélkül is lehet ISO szerint működni. Ugyanakkor fontos tudni, hogy egy független tanúsító szervezet alátámasztásával, nemzetközi szinten is hiteles elismerést tud erről a tényről mutatni a cég . Határidő tehát nincs, de halogatni nem érdemes!

Mi az az integrált irányítási rendszer?

Olyan irányítási rendszerről beszélünk ebben az esetben, amely a vállalat minden részét egyetlen rendszerbe szervezi, így azok folyamati, dokumentációi is egységessé, integrálttá válnak. Az egymással kölcsönhatásban álló követelmények és szabályzások (minőségügyi, környezetvédelmi, pénzügyi, piaci) együttesen szolgálják a vállalat céljainak elérését.

ISO 9001-ről már tudok ezt-azt, de mi az az ISO 14001?

A ISO 14001 is egy nemzetközi szabvány, mely a Környezetközpontú Irányítási Rendszert (KIR) foglalja magába. Ez is, mint az ISO család többi tagja, alkalmazható minden típusú és nagyságú szervezetben.

Miért jó nekem, ha TQM-et működtetek?

Több előnyt is fel tudunk sorolni.

A termékek piaci bevezetésének költségei csökkennek.
Magasabb a siker valószínűsége.
Nagymértékű vevőelégedettség valószínűsíthető.
Új vevők megjelenésére lehet számítani.
A hatékony tervezés következtében, csökkenő ciklusidővel lehet számolni.
Nagyobb nyereség érhető el.

Milyen követelményei vannak egy minőségügyi rendszernek?

- A vevők igényeinek meghatározása
- A szervezet minőségpolitikájának és minőségcéljainak meghatározása
- A minőségcélokhoz szükséges erőforrás-szükségletek feltérképezése és azok biztosítása
- A folyamatok hatékonyságát mérő módszerek és tevékenységek kialakítása és kivitelezése
- A nem-megfelelőség megelőzésére illetve kezelésére, valamint ezek okainak megszüntetésére irányuló eszközök kialakítása
- A minőségügyi rendszer folyamatos javítására szolgáló folyamat kialakítása és alkalmazása

Mi a különbség az ISO és a TQM között?

Az ISO egy vállalatirányítási rendszer, amely a szervezeti egységek munkájának összehangolásával garantálja a minőséget, a TQM pedig egy irányítási, vezetési módszer, amely támogatja és elősegíti a folyamatos fejlődést. mindkettő elősegíti a minőséget, de alá-fölé rendelt viszony van köztük.

Hogyan tudnám az integrált minőség- és környezetirányítási rendszerünk kapcsán elérni, hogy az ISO kapcsán a kollégáknak ne a felesleges adminisztráció és a papírgyártás jusson eszükbe? Hogyan lehetne Őket rávenni vagy motiválni hogy folyamatosan aktualizálják az eljárásaikat és azt érezzék hogy fontos a rendszer? Milyen módszereket tudnának ajánlani erre vonatkozóan? (pl. az EFQM alapú önértékelésre gondoltam)

Egy jól kialakított irányítási rendszerben (értem itt: ésszerű, élhető, használható és érthető) nincs "felesleges". Első lépésben a dokumentumokat kell következetesen kialakítani, hogy stabil (és reálisan használható) alapot jelentsen. Pusztán attól, hogy a kollégák megértik és látják az előnyét, hasznát és szükségszerűségét a munkájuk során, már nem kell Őket rávenni, hogy használják, aktualizálják, vagy hogy kövessék a leírtakat. Akkor érzik, hogy fontos a rendszer, ha tapasztalják az előnyeit, ha értik mi célt szolgál, és hogy Ők ennek a célnak fontos részei! Léteznek erre módszerek, amelyekkel ez az akadály elhárítható, és az ügyfeleink sikerrel alkalmazzák.

Az Önértékelés jó, de gyakran sokkal alapvetőbb, egyszerűbb a megoldás, mint gondolnánk: ha visszamennek az alapokhoz, és azt gondolják újra.

Mesélne a tízlépéses benchmarking modellről?

A bensmarking tízlépéses modelljéről több leírás létezik, érdemes részletesen utánaolvasni. Dióhéjban a következő, egymásra épülő, tíz lépésből tevődik össze:

1. A mérendők kiválasztása
2. A viszonyítási alap megállapítása (kihez/mihez mérünk)
3. A kutatást megtervezése és levezénylése
4. Jelenlegi teljesítményrés meghatározása
5. A jövőbeni teljesítményszintek megbecslése
6. A benchmarking megállapítások közlése és elfogadtatása
7. Teljesítménycélok átvizsgálása
8. Tervet kifejlesztése
9. Speciális lépések végrehajtása és figyelemmel kísérése
10. Összemérési alapok újragondolása, korrigálása

Miért olyan fontos a vevőközpontúság?

Az ügyfélkapcsolatok nagyon fontosak. Igazán értékessé az az ügyfél teszi a vállakozásunkat, aki elégedett, a céggel szemben lojális és annak jó hírnevét viszi tovább. A legjobb szolgáltatások vagy termékek esetében is előfordulnak panaszos esetek, de mivel az elégedetlen ügyfeleknek csak 25-27 százaléka mondja el véleményét az adott cégnek, a kapott információk jelzés értékűek lehetnek! Éppen ezért nagy jelentősége van annak, hogy mennyire figyelünk oda az ügyfélre, annak véleményére.

Miért olyan nagy a hangsúly a vezetői felelősségen?

Mert egy minőségirányítási rendszer jó működéséhez elengedhetetlen feltétel az elkötelezett vezetői hozzáállás. Ha az elkötelezettség a vezetők részéről megvan, akkor mindent meg fognak tenni a siker, a minőség érdekében. A példamutató hozzáálláás bizalmat szül az alkalmazottak közt. A bizalom motivál. A motivált munkaerő pedig jól teljesít, így minőséget produkál.

Az ISO-tól minden tökéletessé válik majd? Nem lesz több hiba? Nem lesz több panasz? Ki garantálja ezt?

Az ISO 9001 szabvány által megfogalmazott előírások betartásával az Ön cége egy folyamatosan fejlődő pályára vezethető, ahol is a cég minden dolgozójának a célja, a minőség. Az ISO 9001 minőségirányítási rendszerszabvány ugyanis olyan irányelveket fogalmaz meg, melyek megalapozott és átgondolt útmutatással bírnak. Az, hogy ezeket az irányelveket hogyan értelmezik a gyakorlatban, milyen gondossággal választanak ki módszereket a megvalósításra, az már a cég vezetésén és a tanácsadón múlik. Egy irányelvet, például a beszállítók minősítését számtalan módon lehet ráültetni a gyakorlatra. Egy máshol már jól bevált menetrend, nem biztos, hogy az Ön cégének is megfelelő lesz. Nem garancia, mint inkább elkötelezettség kérdése, hogy mennyire működik jól egy cégben a minőségirányítás, ezáltal mennyire csökken a hibaszám és a panaszok mennyisége.

Hogyan vonjam be a munkatársakat, amikor senki nem ért az ISO-hoz?

Célzott feladatokkal, megfelelő mértékű támogatással, sok türelemmel, és legfőképpen edukációval.

Mi a benchmarking?

Folyamatos, szisztematikus folyamat a szervezetek teljesítményeinek összehasonlítására, a funkciók és folyamatok legjobb gyakorlatokkal való összemérésére, azzal a célkitűzéssel, hogy a szervezet a folyamatait ne csak másokéhoz hasonlítsa, hanem eredményeiben meg is haladja azokat. Ennek érdekében tervezési, elemzési, integrálási, cselekvési folyamatokat alkalmaz.

Mi a lényegi különbség az eljárási utasítások és szabályzatok között? Mindkettőben határidőket és felelősségi köröket határozunk meg, miért van szükség mindkettőre adott esetben ( van eljárási utasításunk és szabályzatunk is, de szinte ugyan azokat tartalmazzák)? A szabvány igazából úgy tudom nem írja elő hogy szabályzatoknak is lenniük kell, akkor ezek szerint az felesleges, akár hatályon kívül is helyezhetjük?

Minden szabályzat előíró jellegű dokumentum. A szabályzatok ún. hierarchiája szerint több szintű dokumentumot különböztethetünk meg (jelen esetben a minőségügyi rendszerben értelmezett dokumentumok láthatók):

Ebben a tagozódásában a hierarchia magasabb szintjein lévő dokumentumok egyre átfogóbb folyamatokat és tevékenységeket szabályoznak.

A minőségirányítási kézikönyv fogalmazza meg a cég működési rendszerét, a szervezeti és folyamatszervezési szabályozást, és azt, hogy a szervezet hogyan tesz eleget az alkalmazott szabvány követelményeinek. A folyamatleírások a cég különböző tevékenységeit részletezik és határozzák meg konkrétabban a szabványkövetelmények teljesítését. Tartalmazzák a minőséggel kapcsolatos felelősségi köröket, feladatokat, a vonatkozó előírásokat és az alkalmazandó feljegyzéseket. A munkautasítások pedig tartalmazzák a folyamatokra és termékekre vonatkozó részletes szakmai szabályozásokat. A termék és/vagy szolgáltatás létrehozásának és ellenőrzésének lépéseit munkamódszerek szintjén szabályozza. A munkautasításnak szakmaibb, míg a magasabb szintű szabályozásnak átfogóbbnak kell lenni, ebből adódóan a tatalma nem lehet ugyanaz. A magasabb szintű szabályzat ha jó, az egyes folyamatpontokon meg hivatkozza a részletesebb, szakmai munkautasításokat.

Célszerű lenne ebből a szemszögből felülvizsgálni a dokumentációs rendszert, mert ezzel is elkerülhetők a felesleges és a "nem használt", (a "van de minek") szabályzatok. Én ezt a munkát legelőször a Kézikönyvnél kezdeném, ahol meghatározásra kell kerüljenek az irányítási rendszerben értelmezett folyamatok és azok kapcsolatai. Amennyiben ez a Kézikönyvben egyértelmű, ebből kiindulva lehet továbblépni az egyel lejjebbi szintekre.

Hol lehet minőségügyi kézikönyvet találni?

A minőségügyi kézikönyveket nem keresni kell, hanem létrehozni, a cég működéséhez és az alkalmazott szabvány követelményrendszeréhez illeszekdően kialakítani.

Mi az EU minőségfejlesztési politika lényege?

Az Európai Minőségfejlesztési Politika célja az európai ipar versenyképességének növelése. Ennek a politikának az alappillére egyrészt, az érvényben lévő biztonsági előírásoknak és a kötelezően betartandó európai jogszabályoknak való megfelelés, másrészt olyan minőségirányítási stratégiák követése, amelyeket a piaci igények diktálnak.

Mi a jó? A folyamat- vagy a rendszerszemlélet?

A rendszerszemlélet feltétele a folyamatszemlélet megléte. Nem beszélhetünk tehát jobb vagy rosszabb megoldásról. Nem választható opciórol van szó, hanem következetes egymásra épülésről.

Hogyan tudok folyamatokat mérni?

Az alábbiakban több mint száz mutatószámot gyűjtöttünk össze Neked, amelyeket Te is beépíthetsz a gyakorlatba. De ne feledd! Egy terület vagy folyamat megítélése összetett, folyamat. Lehet, hogy egy területről épp egy másik terület jellemzői mutatnak tükröt. A valós eredményt több szempont is befolyásolja, ezért nem mindegy, hogy mikor mit és mivel együtt mérsz!

A gyűjteményt, regisztráció után innen töltheted le: 100 + mérőszám a minőség méréséhez

Hogyan határozzam meg, hogy melyek a fő folyamatok és melyek a támogató folyamatok?

A fő (vagy alap-) folyamatok az értékteremtő folyamatokat takarják, tehát azokat a tevékenységeket, amelyekből fenntartja magát a cég, amit valójában végez pl.: gyártás, fejlesztés, értékesítés, kivitelezés, pénzügyi tanácsadás stb. A támogató folyamatok ezeket a fő folyamatokat segítik, erőforrást adnak, feltételeket biztosítanak a megvalósuláshoz pl.: gépek karbantartása, munkatársak oktatása, képzése, beszállítók kezelése stb.

Mik azok az ISO alapelvek?

1. A munkatársak bevonása
2. A működés folyamatos fejlesztése
3. Folyamatszemléletű megközelítés
4. Kölcsönösen előnyös beszállítói kapcsolatok
5. Rendszerszemlélet az irányításban
6. Támogató vezetés
7. Tényeken alapuló döntés – az adatok nem hazudnak.
8. Vevőközpontúság

Többet erről a témáról>>

Szeretném megváltoztatni az archíválás menetét cégemnél.Kizárólag a vállalati szabályozásokra,kézikönyvre,eljárásokra,blank formanyomtatványokra vonatkozva szeretném bevezetni az elektronikus archíválást,és eltörölni az írattározási megoldást ezekre a doksikra.Tehát az archíválás csakis kizárólag elektronikus pdf formátumban történne.(Jelenleg sok doksi megy írattárba,miközben vele párhuzamosan az elektronikus archív mappába is bekerül,ahonnan bármikor könnyen kikereshető)nem kaptam a tanácsadómtól sem értelmes választ arra,hogy ezt megtehetem-e? Szabályos a kizárólagos elektronikus archíválás ?

Az előíró jellegű szabályozásoknál járható út a csak elektronikus kezelés, jóváhagyás és így az elektronikus archiválás is. A szabályozásoknál, illetve sablonoknál sem kell papír alapú törzspéldányt tartani és aláírással jóváhagyni, abban az esetben, ha elektronikusan megoldható azok engedélyezése, jóváhagyása és elosztása is az érintett felek számára (itt a jogosultságok szabályozása és beállítása szükséges, valamint az azonosíthatóság és visszakereshetőség biztosítása - ugyanúgy, mint a papír alapú kezelésnél). Az Elektronikus irattár rendszerek nagyon jól kezelhetők, ha megfelelően szabályozod ezeket, az ISO 9001 szabvány által, a dokumentumokra és feljegyzésekre (itt most csak a sablon) vonatkozó alapvető követelményeket. A bizonyíték erejű feljegyzések (kitöltött formanyomtatványokkal már más a helyzet, ezeket is be lehet integrálni az elektronikus irattárba, de az eredeti megőrzésére is szükség van.) Természetesen, mindezeket végiggondolva kell a vonatkozó szabályzatot (dokumentumok és feljegyzések kezelésére vonatkozó) módosítani, közzétenni.

Mi az outsourcing?

A szó jelentése: kiszervezés . Vállalatok esetében akkor beszélünk róla, ha a cég a saját szervezetén belül megszűntet egy tevékenységet, mely tevékenységet ezután valamely más, külső cég végez el, az adott vállalat részére. Ilyen kiszervezett tevékenység például, ha egy kórház nem működtet mosodát, hanem megbíz egy másik céget a mosási tevékenység elvégzésével.

Szükséges a CE jelzéshez ISO 9001?

A CE jel termék megfelelőséget jelöl, míg az ISO 9001szabvány - előírásai által - a cég működésének folyamatai során hat a termék minőségre. Tehát a CE jelzésnek önmagában nem feltétele az ISO.

Mik azok a minőségügyi rendszerkövetelmények?

Az ISO 9001 szabvány által megfogalmazott előírások, amelyeket be kell tartani ahhoz, hogy a standard elérje a célját és a céget rávezesse a folyamatosan fejlődő pályára.

Ha még valahogyan ki is szorítanám a minőségirányítási rendszer bevezetésének árát, akkor sem tudnék egy újabb dolgozót megfizetni, aki ezentúl ezzel foglalkozik. Van-e erre megoldás?

A minőség mindenkinek feladata a cégben. Valóban kell egy felelős, aki koordinálja az ezzel kapcsolatos feladatokat. Mekkora a cégük? Kisebb cégeknél nem szükséges erre külön munkaerő 8 órában.

Nincs panasz a termékünkre. Szükséges egyáltalán nekem a minőségirányítással foglakoznom?

Amennyiben Ön nem kap semmilyen negatív visszajelzést a termékükkel kapcsolatban két dolog közül választhat: elégedetten hátradől, vagy megvizsgálja, hogy hol akad el vagy hol torzul az ügyfelektől vagy vásárlóktól érkező információ.

Miért kellene bevezetnem a minőségügyi rendszert, mikor a csapból is az folyik, hogy megnő az adminisztráció és sok vele a munka?

Az ISO 9001 minőségirányítási rendszerszabvány irányelveket fogalmaz meg, melyek megalapozott és átgondolt útmutatással bírnak. Az, hogy ezeket az irányelveket, hogyan értelmezik a gyakorlatban, milyen gondossággal választanak ki módszereket a megvalósításhoz, az már a cég vezetésén és a tanácsadón múlik. Egy irányelvet, - például a beszállítók minősítését - számtalan módon lehet ráültetni a gyakorlatra. Elképzelhető, hogy már bevált egy megoldás és nem kell hozzányúlni mert jól működik. Egyáltalán nem biztos, hogy az Ön cégénél jelentős többletmunkát, vagy elképesztő mennyiségű adminisztrációt jelentene a minőségirányítási rendszer bevezetése.

Hogyan/mitől működik egy minőségirányítási rendszer?

Egy jól működő minőségirányítási rendszer önjáró. Nincs szükség folyamatos tanácsadói támaszra. Jól működik, ha felszínre hozza a fejlesztésre és javításra szoruló pontokat és folyamatokat, ha előreviszi az üzletmenetet anélkül, hogy terhet jelentene.

Hogyan tudnék jól működő minőségmenedzsmentet esetleg menedzsment - rendszert kiépíteni?

Ez egy összetett kérdés, ismerni kell hozzá a cég jelenlegi adottságait, céljait is. Amit leginkább kiemelnék, az az elkötelezettség. Ha van elhivatottság a még jobbá tétel iránt, ha van akarat a folyamatos fejlődés irányába történő elmozdulásra, ha vállaljuk az olykor fájdalmas "tükörbe tekintést", ha szembe nézünk saját működési hibáinkkal és törekszünk annak javítására - akkor sokat tettünk a "jól működő menedzsmentért" is.

Mi az a TQM?

A teljes körű minőségmenedzsment (TQM) - lényege a folyamatos javítás meghonosítása a szervezetnél. Azaz szakadatlanul keresni, azonosítani és realizálni kell azokat az akciókat, amivel gyorsabbá, hatékonyabbá, eredményesebbé tehető a működés.

Külföldre szeretnék szállítani. Ha bevezetem az ISO-t, akkor ezt a célt könnyebben elérhetem?

Egy megfelelően kiválasztott irányítási szabványt, melyet akkreditált tanúsító szervezet által kiadott tanúsítvány bizonyít, külföldön is elismernek. Így igazoltan nagyobb bizalmat szerezhet, mint e nélkül.

Szükségem van ISO 9001-re. Milyen költségekkel kell számolnom a kiépítésével kapcsolatban?

A rendszerkialakítás díjának kiszámítása összetett. Függ a cég méretétől, tevékenységétől, folyamatok számától és bonyolultságától is. A felkészítő cégek árai is változóak. Az árkülönbségeknél érdemes figyelembe venni a rendszerkialakítás minőségét is és körültekintően választani felkészítő céget.

Fontos a visszajelzés az ügyfelek részéről, de biztosan tükrözi a munkánkat?

Az ügyfelek különbözőek. Nem lehet mindig mindenkinek megfelelni. Azonban mivel a panaszos ügyfeleknek csak kis része mondja el véleményét, érdemes rá odafigyelni. A pozitív vélemények ugyanúgy segítenek megerősíteni a jó dolgokban, mint a negatívak a rosszabbakban. Mérlegelésnél viszont mindig tartsuk szem előtt: hogy kinek mi a "jó" vagy a "rossz" az meglehetősen szubjektív dolog.

A megfelelő adminisztráció hozzásegít a későbbi problémák feltárásához?

Igen. A megfelelően kialakított adminisztrációs rendszer olyan adatokat mutat meg, amelyeket összesítve és egymással arányosítva előremutató következtetéseket tudunk megfogalmazni. Egy ilyen adminisztrációs háttér kialakítása mögött tudatos és konkrét cél- és feltételrendszernek kell lennie.

A hatékonyság érdekében újra és újra át kell nézni a munka menetét. Mire érdemes odafigyelni?

A vállalkozás hatékonyságának megteremtése folyamatos odafigyelést igényel, ahol a munka menet, a folyamatok és a részfolyamatok szabályozása mellett fontos tényező lehet a munkaidő kihasználtság és az egyéni teljesítmények és kompetenciák témakörei is.

Nagyon fontos az emberi tényező, ezért hatékony és folyamatos ellenőrzésre van szükség a munkatársak körében is. Hogyan lehet ezt jól végezni?

A vállalkozásunkban a kollégák és beosztottak munkája sok mindent befolyásol. Sokkal inkább HR kérdéskör ez, de ha a minőségirányítást tekintjük, elsősorban azoknak a szabályoknak kell "megfelelőknek" lenniük, amelyek szerint ők a munkájukat végzik. Sok esetben a végpontokon történt eltérések szembesíthetnek egy javításra váró szabályunkkal.

A megfelelő alvállalkozó/beszállító kiválasztásához elég, ha az a referenciák és a partnercontrol alapján történik?

A referenciák és a beszállító gazdasági adatainak elemzése jó alapot szolgáltat a megbízhatóságra, azonban ez még kevés ahhoz, hogy megbizonyosodjunk arról, valóban megfelel e munkája a MI vállalkozásunk elvárásainak. Pusztán arról, hogy a potenciális beszállító cégnek, vagy alvállalkozónak mennyi az éves árbevétele, nem állapítható meg, hogy milyen minőségű a munkája. A puding próbája mindig az evés, egy próbateljesítési időszak beszédesebb lehet.

Hogyan érdemes a beszállítókat ellenőrizni a minőség fenntartása érdekében?

Ahhoz hogy ellenőrizni tudjuk a beszállítóinkat, első lépésben meg kell fogalmazni, hogy mit várunk el Tőlük. Ezeknek az elvárásoknak a teljesülését követve lehet megállapítani azt, hogy a szállító, teljesítése során milyen hatással van a mi tevékenységünkre. Ezektől a kritériumoktól függ, hogy milyen részletességgel, milyen szempontokon keresztül és milyen módszerekkel ellenőrizzük a beszállítóinkat. Minden esetben arra kell törekedni, hogy megelőzzünk az esetleges eltéréseket, határidős csúszásokat, hibás teljesítéseket. Hasznos cikk olvasható ezzel a témával kapcsolatban itt>>

Mennyiben határozza meg a minőségi alkatrészek beépítése az eszközök minőségét?

Nagyon is meghatározza. A vállalkozásnak, ha például gyártást vagy termék előállítást, szerelést végez, gondoskodnia kell arról, hogy a beszerzett termék megfeleljen bizonyos követelményeknek. Ezeket a követelményeket a szállítóra és a beszerzett termékre tekintettel kell megfogalmaznunk, figyelembe véve azt is, hogy a beszerzett termék milyen hatással van a további termék-előállítási folyamatokra vagy a végső termékre.

Mi kell ahhoz, hogy a magyar kisvállalkozók sikeresek legyenek?

Ez túlmutat a minőségirányítással kapcsolatos kérdéskörön. Véleményem szerint, többségében gondolkodásmódbeli változás szükséges hozzá. Ha meglátjuk és merünk tanulni a sikeres cégektől, ha részmegoldások helyett komplett megoldásokban gondolkodunk, ha nem azonnal várjuk (hajtjuk) a sikert és az eredményt, hanem képesek vagyok invesztálni és kivárni, és ha jókor vagyunk jó helyen, akkor sokat tettünk a sikeres működésért.

Mennyire fontos cégemnek a jó munka?

Csak annyira, amennyire jó akar lenni.

Előbb-utóbb szükséges munkatárs bevonása is. Sajnos ebben sincs tapasztalatom....

A HR tanácsadó cégek mesterei a munkaerő gazdálkodásnak. Minőségirányítási szempontból sem elhanyagolható a jó munkaerő. A feladatok, a munkaerő és más erőforrások összehangolása során nagyon hamar ki szokott derülni az, hogy ki, milyen hatékonysággal segíti a céget a célok elérésében. És, hogy kik a legmegfelelőbb munkatársak? A folyamatok szabályozása során gyorsan láthatóvá válik, hogy ki, mivel tölti a munkaidejét. Ez általában azt eredményezi, hogy a hatékony és értékes munkaerő marad a cégnél, és a cégen belül minden pozícióra a legmegfelelőbb ember kerül. A megfelelően motivált és képzett munkaerő a cég legfontosabb motorja. A munkaerő magas költségvonzata miatt kiemelkedő fontosságú kérdés ez, hiszen egy nem megfelelő munkavállaló akár kárt is okozhat Cégének. A témában sok érdekes cikk található, például: >> http://www.piacesprofit.hu/kkv_cegblog/ellenorzes-vagy-megfigyeles-meddig-mehet-el-a-munkaltato
http://hvg.hu/gazdasag/20140607_a_munkam_a_hobbim

Nagyobb cégek számára is problémát jelenthetnek az adminisztrációs terhek?

igen, természetesen. Minél nagyobb méretet ölt egy cég, annál inkább lelassulnak a folyamatok. Hosszabb átfutási idővel és egyre több adminisztrációval kell számolni. Fontos látni azt, hogy egy cég folyamatainak állandóan tükröt kell tartani! Egy változás (bővülés) kapcsán épp úgy, mint a minőségirányítási rendszer kialakításakor - mindig újra kell értékelni a szabályokat, a működést, és felül kell vizsgálni őket ésszerűség tekintetében is.

A letölthető anyagokban láttam, hogy van anyag a hosszabb távú tervezés kisebb egységekre való lebontásához. Ezt szeretném én átültetni a gyakorlatba.

Ha rövidtávú célokat szeretnél megfogalmazni, ismerni kell a közép és hosszú távú törekvéseket is. A rövidtávú célok megfogalmazásához itt találsz szempontokat: Célmeghatározás ( A tartalom eléréséhez regisztráció szükséges!)

Pénzügyi téren, csak alapszintű pénzügyi elemzés folyik nálunk. Jó lenne ennél egy kicsit előrébb lépni! Ebben tud segíteni a minőségirányítás?

A minőségirányítási alapelveket bármilyen folyamatban -így a pénzügyi tevékenységre is- lehet értelmezni. Sokszor hallom, hogy "a pénzügyi folyamatok jól le vannak szabályozva a vonatozó törvények és jogszabályok által, ezért azt nem szükséges szabályozni cégen belül". Pedig több könyvelő cég is akad, ahol minőségirányítási rendszer szerint végzik a fő tevékenységet, a "könyvelést". Sőt, vannak olyan headquarter szolgáltató központok, ahol a pénzügyi folyamatok szabályozására nagyon erős hangsúlyt fektetnek.

Teljes mértékben hiányzik a cégnél a hosszú távú tervezés (3-5 évre előre). Tudom, hogy szükséges, de nem tudom hogy mit is kéne átgondolnom pontosan.

Ahogy a marketingben, úgy a minőségirányításban is fontos, hogy tudjuk merre haladunk, milyen irányt vesz a cégünk? Ezt pedig csak akkor láthatjuk pontosan, ha van elképzelésünk a jövőről, hiszen annak elérése adja az alapot a kisebb, rövidebb távú céljaink megfogalmazásához, kivitelezéséhez. Az irányítás egyik alappillére a cél, ami felé haladunk.

Az lenne a célunk, hogy javítsuk a munkahatékonyságot! Erről szívesen olvasnék tapasztalatokat, hasznosítható ötleteket!

A munka hatékonyságának javítása összetett feladat. Amit kiemelnék ebben a témakörben:

1. Meg kell tudnunk, hogy az adott területen, az adott beosztásban dolgozó kolléga mit, miért és mennyiszer tesz?

2. A másik oldalról pedig azt kell megvizsgálni, hogy azok a szabályok, amelyek szerint végzi a munkáját milyen mértékben szolgálják a vezetőség céljainak beteljesülését.Ez a kétirányú vizsgálódás felszínre hozhat olyan anomáliákat, amelyeken érdemes vagy muszáj változtatni.

Azt tervezzük, hogy egy komplett céges folyamatábrát állítunk fel, megkeressük a gyenge pontokat és azokon javítunk. Ez egy nagyon fontos lépés lenne! Hogyan lássunk neki?

A folyamatábra elkészítéséhez annak végiggondolása szükséges, hogy például egy termék hogyan kerül a vevőhöz az alapanyagok beszerzésétől a gyártáson át a kiszállításig. A folyamatábra nem más, mint az az út, amit a termék megtesz a cégen belül. A gyenge pontok feltárásához a SWOT-ot lehet alkalmazni.

Szeretnénk beépíteni a folyamatainkba egy olyan lépést, mely a vevők visszajelzéseire fókuszál. Sajnos erre soha nincs idő, pedig tudjuk, hogy fontos és szeretnénk is vele foglalkozni! Hogyan lehetne ezt egyszerűen megoldani?

Az ügyfelek visszajelzéseire mindig kell időt fordítani! Ő fizet, ő alkot véleményt a cégről és a termékről is! Több módja is lehet az ügyfelek visszajelzéseinek mérésére. Talán az egyik legkézenfekvőbb az, amikor találkozik az ügyfelével és a megbeszélést követően rövid feljegyzést készít a munkáról szóló- és a közös projektet érintő véleményekről. A következő cikk viszont ennél több módszert is bemutat: "jövedelmező lehet az ügyfelek őszintesége"

Szeretném az ÁSZF- et és a megrendelési lapokat úgy rendbe tenni, hogy azokba minden védőintézkedés belekerüljön, és jól lehessen használni őket. Hogyan valósítsam ezt meg?

A legfontosabb, hogy mindent a "magasabb szintű szabályzók" alá kell rendelni. Jelen esetben egy ÁSZF a magasabb szinten lévő dokumentum, mert átfogóbb folyamatokat és tevékenységeket szabályoz. Ehhez kell igazítani, a kapcsolódó, "hatálya alá tartozó" részeket. Tehát arra kell törekedni, hogy a magasabb szintű szabályozók, lefelé haladva mindig egyre konkrétabban érvényesüljenek.

Szeretném a szerződéseket úgy testre szabni, hogy azok minden védőintézkedést tartalmazzanak, és jól használhatók legyen. Mi erre a legmegfelelőbb módszer?

A jogi megfelelés alapvető követelmény, ezért az elsődleges szempont, hogy a munkaszerződést vagy alvállalkozói szerződést jogász bevonásával készítse el. A vonatkozó irányelvek betartása, csak azok alapos ismeretében lehetséges. Ezeket kell aztán mindennapi helyzethez igazítani és érvényesíteni a munkafolyamatokban. Az együttműködés szabályait akkor tudja körültekintően megfogalmazni, ha a kockázatokkal is számol. Érdemes végig gondolni és priorizálni azokat a helyzeteket, lehetséges szituációkat, amelyek "kárt okozhatnak".

Időbeli gazdálkodás problémája foglalkoztat: projektek csúsznak, időben kitolódnak, ami a tervezett eredmények csúszását eredményezi. Hogyan lehet ezen javítani?

A projektek nyilvántartására és nyomonkövetésére a szemléletes Gantt diagram is alkalmazható. Ennek segítségével a fő- és részfeladatokat, a határidőket, a felelőst és az aktuális készenléti állapotot is kiválóan lehet vezetni. A másik lényeges támpont a határidők betartását illetően, hogy reálisan határoljuk be a projekt lezárását és rendszeresen aktualizáljuk és felülvizsgáljuk a futó-induló projektek állását. A priorizálás is lényeges, hiszen lehetnek olyan szituációk, amelyek felülírhatnak korábbi terveket, így az időbeli csúszás további határidők kitolódását is eredményezheti.

Van olyan terület, amit úgymond egyik ISO tanúsítvány sem fed le?

Az ISO-tanúsítvány azokat a területeket fedi le, amelyeket a cég az irányítási rendszere alá bevont. Ez lehet csak egy folyamat, de lehet a teljes működés is.

Hány éves múltra tekint vissza az ISO és honnan indult el mindez?

A svájci Nemzetközi Szabványügyi Szervezet (ISO) 1946 óta működik.

Az ISO egy államilag elismert dokumentum?

Nem. Az ISO az International Organization for Standardization, vagyis Nemzetközi Szabványügyi Szervezet rövidített neve. A genfi székhelyű szervezet fealadata olyan ipari szabványok kidolgozása, amelyek megkönnyítik a nemzetközi kereskedelmet.

Hány fajta ISO tanúsítvány létezik és pontosan melyik sorszám milyen típust jelöl? Melyik mit fed le?

Annyi féle ISO tanúsítvány van, ahány féle szabvány. A szabványok egyes típusait a Tudásközpont/Szabványokról általában című fejezetben találod honlapunkon. A leggyakrabban alkalmazott irányítási szabványok a következők:ISO 9001 - Minőségirányítási szabványISO 13485- Orvostechnikai eszközökISO 14001 - Környezetközpontú irányítási rendszerISO 22000- Élelmiszer-biztonság irányítási rendszerISO 22301 - Üzletmenet folytonossági irányítási rendszerISO 27001 - Információbiztonsági irányítási rendszerISO 28001 - Munkahelyi egészségvédelem és biztonságirányítási rendszerISO 50001 - Energiairányítási rendszerISO/TS 16949 - Autóipari minőségirányítási rendszer

Külföldi partnereim vannak kizárólag. Ha megszerzem az ISO tanúsítványok bármelyikét, az számukra mond bármit is?

Abban az esetben, ha nemzetközileg elismert a tanúsítvány, akkor ez külföldi partnereid számára fontos üzenettel bírhat. A magyar tanúsítvány nem ugyanaz, mint a nemzetközileg elismert!

Milyen időközönként kell megújítani az egyes tanúsítványokat?

A tanúsítványok érvényességi ideje 3 év, abban az esetben, ha évente sor kerül a felülvizsgálati auditokra.

Mennyi idő alatt lehet felkészülni egy auditra? Minek a függvénye ez?

A felkészülési idő függ a cég méretétől, attól, hogy milyen folyamatok vonsz be az irányítási rendszer alá, továbbá a cég korától és a szervezeti érettség szintjétől. Például egy 10 éve működő, 4 fős, kiskereskedelemmel foglalkozó cégnek legalább 4 hónap kell a felkészüléshez.

Egyéni vállakozó vagyok. Így is meg tudok szerezni ISO-tanúsítványt, hogy ügyfeleim lássák megbízhatóságomat?

Igen.

Van egy cégem, és látom is értelmét annak, hogy írásban meghatározott folyamatok és irányelvek szerint folyjon a munka. Minek nekem ehhez egy ISO-szakértő, mivel ad nekem többet, mintha magam találnám ki és írnám le a szabályzatokat?

Egy sportoló teljesítményét és eredményét is meghatározza az, hogy egyedül vagy edzővel készül fel egy versenyre. Valahogy így van ez a minőségirányítási szakértő felkérésével is. Egy irányítási rendszer kialakításához nem kell tanácsadót megbízni és nem kell tanúsíttatni sem a kialakított szabályokat. Ez utóbbi csak akkor kötelező, ha egy eljárásban a partner feltételként szabja meg vagy szeretnéd hivatalosan elismertté tenni céged megfelelőségét. A tanácsadó segít értelmezni a szabvány előírásait, már bevált megoldásokat mutatni, amiből céged rövidebb idő alatt és jobban profitál. Természetesen tanácsadó és tanácsadó között is van különbség, ahogy sportoló és edzők között is. :)

Egyesületem van, azonban nem végzünk kifejezetten gazdasági tevékenységet. Van értelme ebben az esetben az ISO szabvány megszerzésének?

Igen, mint az irányítás egy eszköze, a rendszerszabványok egy szervezet működését befolyásolják. Függetlenül attól, hogy a szervezet gazdasági, non-profit vagy egyéb tevékenységet végez.

Ki kérheti rajtam számon az ISO-ban vállalt folyamatokat?

Nincs olyan, hogy "ISO-ban vállalt folyamat". A napi működésben alkalmazott "ISO-szabvány előírások" vannak. A belső szabályozások, folyamatleírások betartását a vezető számon kérheti a kollégáktól. Egy tanúsítási audit alkalmával, egy tanúsító cég munkatársa vizsgálja felül a szabályok gyakorlati megvalósulását és ennek megfelelően tesz javaslatokat a működés javítására.

Amennyiben az ISO szabványban vállaltak ellenére cselekszem a munkafolyamat során, úgy jogilag felelősségre vonható vagyok?

Nem. Az ISO előírásainak be nem tartása nem jelent jogi vétséget. Ez fordítva is igaz, vagyis ha céged kialakított egy irányítási rendszert és megszerezte az ISO tanúsítványt, az nem jelenti azt, hogy a vonatkozó jogi előírások szerint működik. A szabvány szerinti szabályozási rendszer és a dokumentáció azonban bizonyító erejű lehet egy esetleges jogi perben. Visszamenőlegesen bizonyítani tudod például az alvállakozói mulasztásból adódó károkat vagy akár azt is, hogy az ügyfeled autóján esett sérülés nem a szerelő műhelyedben keletkezett.

Nyilvánosak az irányelvek és szabályozások, vagyis az ügyfeleim is tudják miket vállaltam és ők is számon kérhetik ezt rajtam?

Az irányelvek (ISO szabványok) bárki számára elérhetőek, ha azokat megvásárolják. Az viszont már nem publikus, hogy Te, a cégeden belül hogyan felelsz meg ezeknek az irányelveknek és milyen belső szabályozást alakítottál ki a működés érdekében. Amennyiben az ügyfeleid szeretnének megbizonyosodni arról, hogy miként működik a cég, mielőtt szerződést kötnek Veled, igényt tarthat arra, hogy ellenőrizhesse a működést. Ezt a szakmában vevői auditnak hívjuk. Leginkább állami megbízás esetén számíthatsz ilyen kontrollra.

Az ISO tanúsítványoknak szigorúan meghatározott szabályai vannak vagy saját cégemre optimalizálva határozhatom meg őket?

Az ISO szabványok olyan követelményeket határoznak meg, amiket be kell tartani annak érdekében, hogy a cég célirányosan fejlődjön, javuljon (az ISO 27001-es szabvány például az üzleti információk biztonságos kezelését célozza meg). A követelmények általánosan vannak megfogalmazva, így cégedre kell optimalizálni, a "szigor" mértéke pedig a te döntésedtől függ.

Milyen létszámú dolgozó mellett van értelme a minőségirányítási rendszereknek? Néhány fő esetében is érdemes belevágni?

Igen, mindenképpen! A minőségre vonatkozó módszereket - például vevői visszajelzések figyelemmel kísérése, működési szabályzatok létrehozása, belső ellenőrzések, minőségcélok kitűzése, beszállítók értékelése stb. - egy mikro vállalkozás és egy nagyvállalat ugyanúgy képes alkalmazni. Tehát ezek, a minőségirányításhoz nélkülözhetetlen menedzsment eszközök függetlenek a cég méretétől, azonban éppen a cég kultúrája, érettsége és bonyolultsága határozza meg azt, hogy ezeket az eszközöket hogyan fogja alkalmazni a mindennapi működése során. Ez a pont (a szabvány "cégedre szabása"), ami az értelmét adja vagy elveheti a minőségirányításnak.

Mennyi dokumetációval jár egy irányítási rendszer? Mennyire terheli meg a dolgozóimat?

A dokumentáció igen fontos része az irányítási rendszereknek, de nem célja!A rendszer működésének hatékonysága az elsődleges, ezt hivatott elősegíteni! Hangsúlyozom, a dokumentációnak nem szabad tehernek lennie! Abban az esetben működik mindez jól, ha dolgozóid tisztában vannak a dokumentáció előnyeivel és a folyamatokban való segítségként, hasznos tevékenységként élik meg a papírmunkát. Ésszerűen kidolgozott munkafolyamatokkal a dokumentáció nem "nehézsége", hanem "eszköze" a pontos és jól lekövethető tevékenységnek. A rendszer átláthatóvá válik és a hibákat könnyen kiszűrhetővé teszi!

Már megint egy ISO. Miért jó nekem az ISO 27001-es szabvány?

Mert egy olyan irányítási rendszer fog működni a vállalkozásodban, mely: - megállapítja, hogy milyen szinten van az információbiztonság jelenleg cégednél,- megvalósítja az információk optimális védelmét,- állandó és folyamatos működése fenntarja ezt az állapotot,- folyamatos ellenőrzéssel minimalizálja a későbbi hibalehetőségeket,- összehangolja a tervek, felelősségek, gyakorlatok, folyamatok, erőforrások és szabályzatok sokaságát a leghatékonyabb működés érdekében.

Mit tehetek a céges információim megóvása érdekében?

Komplex megoldást az ISO 27001-es szabvány irányelveinek követése jelenthet. Ez magas szintű kezelési biztosítékot garantál számodra!

Az információbiztonság az IT szakemberek feladata, másnak nincs dolga vele?

Tévedés azt gondolni, hogy az információbiztonság hiányosságait megoldják majd az IT szakemberek! Ennek kiküszöbölése ugyanis nem csupán a technikai dolgozók feladata, hanem a vezetők, a rendszergazdák és a felhasználók közös felelőssége és munkája kell, hogy legyen. Az információvédelem nem egyenlő az elektronikus adatok védelmével. Utóbbi csak egy részét képezi az információvédelemnek.

Mit jelent a céges információk megfelelő kezelése?

- Biztosítod, hogy nem szivárognak ki adatok,- Biztosítod, hogy az adatok szükség szerint, bármikor elérhetőek legyenek az illetékesek számára,- Biztosítod, hogy nincs olyan hiba a rendszerben, amely adatvesztést okozhatna,- Ha mégis előfordul valami módon adatvesztés, képes vagy gondoskodni a helyreállításról, adatpótlásról.

Hogyan lehet csökkenteni a papírmunkát?

Ha cégedben elhatalmasodott a dokumentáció, vagy haszontalannak, feleslegesnek és bonyolultnak látják a kollégák, annak több oka is lehet. Mielőtt a mélyére ásnál a problémának, érdemes figyelembe venni azt az 5 ritkán használt eszközt, amellyel egyszerűbbek, érthetőbbek és átláthatóbbak lesznek a szabályzataid és az alkalmazott dokumentációid is. klikk a cikkre.

Miért csak addig működik a rendszer, amíg az ellenőrzés tart?

Ennek leginkább az lehet az oka, hogy még nem önjáró az irányítási rendszer. A kezdeti lépéseket megtették, de valószínű még nem látják a szervezetben azokat az előnyöket, amiért érdemes lenne minden nap erőfeszítéseket tenni. Az auditon való megfelelés szükséges, de az elsődleges cél, hogy a kialakított szabályok meghozzák az eredményeket. A tanúsítvány legyen egy hiteles elismerése annak, hogy a szabványt jól alkalmazzák.

A szabályzatokat hogyan lehetne jobban beépíteni a dolgozók tudatába?

Oktatással, következetes és rendszeres számonkéréssel. Azonban az is fontos, hogy a szabályzat, amelyet kialakított a cég, gyakorlatias legyen és segítse a munkafolyamatokat. Ehhez jól kialakított és megfogalmazott szabályozásokra van szükség. Olvasd el az "5 ritkán használt eszköz a dokumentációs dzsungelben" cikkünket.

Hogyan lehetne csökkenteni a bürokratikus dolgokat, amely a minőségi munkától veszi el az időt?

A kérdés csak az, hogy a Te munkahelyeden is elszigetelt elefántcsont toronyban születnek-e a szabályzatok? A szükséges szabályok megírásakor a jogi, szakmai és egyéb megfelelés is szükséges, valamint az, hogy a szabályok mindenki számára élhetőek legyenek. Akkor lesz jó és nem bürokratikus, ha az minden szinten működőképes. Hogyan lehet olyan szabályzatot készíteni, amit a kollégák is szívesen használnak és nem egy kötelező rossznak tartják? Egy jó szabályozás akkor segíti a munkát, ha a kialakításába a munkatársakat is bevonjuk. Ez nem jelenti azt, hogy nem a vezető szava dönt és azt sem, hogy a beosztottak írják elő az elveket! Azonban minél inkább részt vesznek a munkafolyamatok meghatározásában és minél több értéket adnak hozzá ők is, annál jobb lesz a végeredmény, annál inkább magukénak érzik a szabályokat is.

Hogyan lehet minőségirányítást alkalmazni a könyvelés és controlling területén, amikor a mi munkákat maximálisan meghatározzák a törvények és jogszabályok?

A jogszabályok és a Törvény a legmagasabb szintű szabályzó, amely előírja, hogy mi az, amit be kell tartani. Azonban az, hogy ezeket az előírásokat hogyan alkalmazzuk a saját tevékenységünk során, azt az utat saját magunknak kell kitaposni. Egy folyamatszabályozás és a minőségirányítási rendszerben született szabályzatok ebben segítenek, és ezzel céged működését könnyítik.

Tudod, mi jut leginkább eszébe a cég dolgozóinak az ISO-ról?

Adminisztráció valós tatalom nélkül

Egységesítő szabályozás

Kötelező és haszontalan

Magas minőség

Papírmunka és bürokrácia

Papírháború

Sok macera

Szervezettség, megbízhatóság és minőség

Vaskos kézikönyv

Szerinted a kkv-k esetében mi a fontossági sorrend a minőséget tekintve?

1) Bevétel és nyereség növelése

2) Termék és szolgáltatás javítása

3) Gazdaságos és takarékos működés

4) Hibák és problémák kiküszöbölése

5) Szabályzatok kialakítása és betartása

6) ISO tanúsítvány megszerzése, megtartása

Tudod, hogy mi okozza a legtöbb gondot a cégeknek az iso kapcsán?

Felmérésünk alapján a cégek legnagyobb problémáját a lassú működés okozza. Ez párhuzamot mutat azzal a megállapítással, hogy sok esetben túlbonyolítottak a szabályzatok és adminisztrációs tevékenységek. Igen nagy mértékben számolnak be a válaszadók visszatérő hibákról a termékek és szolgáltatások terén. Kiemelkedő eredményt mutat a partnerekkel történő és a társosztályokkal való rossz együttműködés is. Ezek ügyfélvesztéssel, a beszerzés során történő eltérésekkel, sok selejttel járnak, amelyeket a felmérés is igazolt.

Mi a minőség?

A minőség a hétköznapi életben használt és értelmezett kifejezés, valaminek a jóságát mérjük vele. A minőség lényegét az előírásoknak való megfelelés, a használatra való alkalmasság, a vevő megnyilvánuló-, valamint várható igényeinek való megfelelés adja.

Mi a minőségirányítás?

A minőségirányítás fogalma a minőség vállalati (szervezeti) aspektusát foglalja össze. A minőségirányítás átfogó fogalom, fontos megjegyezni, hogy nem lehet „dobozos" megoldást adni rá. Például az ISO 9001 szabvány feladata, hogy keretet adjon a minőségirányításhoz, azonban látni fogjuk, hogy lényegében „csak" alapot ad a testreszabott megoldás kialakításához. Ennek oka, hogy minden vállalat működése más, így más eszköztárat igényel a sikeres minőségirányítás. A minőségirányítás elsősorban a vállalati szabályok, szabályzatok, politikák stb. újragondolását jelenti, illetve a minőség-központúság integrálását e szabályozókba.