A
AUDIT: tervszerű, dokumentált „átvilágítás”, ami megmutatja, hogy a gyakorlatban tényleg azt csináljuk-e, amit előírtunk, és az működik-e. Az audit lényege: tényeket gyűjtünk, nem véleményt.
AUDITOR: az a személy, aki az auditot levezeti. Feladata, hogy kérdezzen, megfigyeljen, dokumentumot nézzen, és megállapításokat írjon, nem pedig az, hogy „okoskodjon” vagy hibást keressen.
AUDITÁLT: akit/amit auditálunk: terület, folyamat, csapat vagy akár beszállító.
AUDITTERV: az audit konkrét menetrendje. Ebben van benne például, hogy mit nézünk meg, mikor, kivel és milyen dokumentumok alapján.
AUDITPROGRAM: az éves auditnaptár „logikával”: mely folyamatokat mikor auditáljuk, milyen gyakran, miért pont akkor.
AUDITKRITÉRIUM: mihez mérjük a működést. Ez lehet: ISO szabvány pont, belső eljárás, munkautasítás, jogszabály vagy vevői követelmény.
AUDITBIZONYÍTÉK: amit az auditor „kézbe tud venni”. Például: kitöltött űrlap, jegyzőkönyv, napló, fotó, rendszerből lekérdezett adat, interjúállítás + alátámasztó dokumentum.
AUDITMEGÁLLAPÍTÁS: amit az auditor levon a bizonyítékokból. Ez tipikusan 3 fajta:
megfelel
nem felel meg (nemmegfelelőség)
fejlesztési lehetőség
B
BELSŐ AUDIT: a szervezet „saját ellenőrzése”. Nem tanúsítás, hanem vezetői eszköz, hogy még időben kiderüljenek a hibák, mielőtt vevői reklamáció vagy hatósági ügy lesz belőle.
BESZÁLLÍTÓI AUDIT: a beszállító ellenőrzése. Gyakorlatban gyakran akkor kell, ha:
kritikus alapanyagot/alkatrészt ad
hibázik
vagy tanúsítás miatt igazolnunk kell, hogy ellenőrzött beszállító
BEVÁLT GYAKORLAT: olyan működés, ami nem csak „nálunk jó”, hanem más cégeknél is bizonyítottan működik. Auditban ez tipikus „jó példa” megállapítás.
C
CÉL: amit el akarunk érni. Gyakorlatban jó cél az, amit mérni is tudunk, pl. „reklamációk száma 20%-kal csökken”, vagy „audit eltérések száma feleződik”.
CHECKLISTA (AUDIT KÉRDÉSSOR): az auditor puskája. Nem kötelező, de segít abban, hogy ne maradjon ki fontos pont.
D
DOKUMENTÁLT INFORMÁCIÓ: minden, amit a rendszerben „papíron” vagy elektronikusan kezelünk: eljárás, munkautasítás, jegyzőkönyv, lista, napló.
DOKUMENTUM: ami megmondja, hogyan kell csinálni (szabály). Például: eljárás, utasítás, szabályzat.
FELJEGYZÉS: ami bizonyítja, hogy meg is csináltuk. Például: aláírt oktatási jelenlét, karbantartási napló, ellenőrzési jegyzőkönyv.
E
ELJÁRÁS: lépéssor vagy szabály, hogy egy feladatot mindig ugyanúgy végezzünk. Jó eljárás: rövid, érthető, betartható.
ELLENŐRZÉS: beépített kontrollpont, ami kiszűri a hibát. Például: bejövő áru átvételi ellenőrzés, gyártásközi mérés, végellenőrzés.
ELŐAUDIT: „próbatanúsítás”. Megmutatja, hol fog elhasalni a tanúsító audit, ha nem javítjuk ki időben.
ELTÉRÉS / NEMMEGFELELŐSÉG: amikor a működés eltér attól, amit előírtunk / elvárunk. Példák:
nincs kitöltve egy kötelező dokumentum
lejárt a kalibrálás
nincs bizonyíték a képzésről
nem az aktuális utasítást használják
ÉSZREVÉTEL: auditban tipikus „jó lenne fejleszteni” jellegű megállapítás, de még nem kötelező eltérés.
ÉRDEKELT FELEK: mindazok, akik számítanak. Tipikusan: vevő, hatóság, tulajdonos, munkavállaló, beszállító. Gyakorlatban: akiknek elvárása van, és baj lesz, ha nem teljesítjük.
F
FOLYAMAT: egymáshoz kapcsolódó lépések lánca. Példa: „ajánlat → rendelés → gyártás → ellenőrzés → kiszállítás → számlázás → reklamáció”.
FOLYAMATGAZDA: az, aki felel azért, hogy a folyamat működjön. Ha auditeltérés van, nem azt nézzük, „ki hibázott”, hanem hogy a folyamatgazda hogyan javítja a rendszert.
FOLYAMATÁBRA: vizuális folyamatleírás. Gyakorlatban nagyon jó:
új kollégák betanítására
audit előtt gyors áttekintésre
hibapontok és átfutási idők feltárására
FOLYAMATOS FEJLESZTÉS: a rendszer nem „kész van”, hanem javul. A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy:
mérünk (mutatószámok)
problémákat kezelünk
tanulunk a hibákból
intézkedünk
H
HELYESBÍTÉS (CORRECTION): gyors javítás. Példa: hibás dokumentumot pótolunk, hibás terméket zárolunk. Ez azonnali tűzoltás.
HELYESBÍTŐ TEVÉKENYSÉG (CORRECTIVE ACTION): ok megszüntetése. Példa: nem csak kitöltjük utólag a naplót, hanem bevezetünk olyan rutint, hogy ne maradjon ki (felelős, emlékeztető, automatizmus). Ez a valódi megoldás.
I
IRÁNYÍTÁSI RENDSZER: az a „céges működési rend”, ami biztosítja, hogy:
tudjuk, mi a feladat
ki felel érte
hogyan csináljuk
hogyan bizonyítjuk
hogyan javítjuk
INTEGRÁLT IRÁNYÍTÁSI RENDSZER: amikor nem külön fut a minőség, környezet, munkavédelem stb., hanem egy közös rendszerben, ugyanazzal a logikával.
ISO 9001: minőségirányítás (vevői elégedettség + folyamatok + fejlesztés).
ISO 14001: környezetirányítás (környezeti hatások + megfelelés).
ISO 45001: munkavédelem (OH&S kockázatok).
ISO 27001: információbiztonság (kockázatelemzés, kontrollok).
ISO 19011: auditálási kézikönyv (hogyan auditálunk).
K
KOCKÁZAT: mi tud rosszul elsülni, és mennyire fájna. Gyakorlatban: pénz, idő, vevő, hatóság, baleset, adatvesztés.
KOCKÁZATALAPÚ GONDOLKODÁS: nem várjuk meg a bajt, hanem előre gondolkodunk:
hol fog elromlani
hol hibázunk újra
hol üt nagyot egy hiba
KPI / MUTATÓ: olyan szám, ami jelzi, hogy jól megy-e a folyamat. Példák:
reklamációk száma
selejtarány
határidőre teljesítés
audit eltérések száma
M
MEGELŐZŐ INTÉZKEDÉS: klasszikus ISO-fogalom, gyakorlatban: „ne legyen belőle baj”. Ma ezt főleg kockázatkezelésnek hívjuk.
MEGFELELŐSÉG: a követelmények teljesülnek. Auditban ez azt jelenti: van szabály és van bizonyíték.
O
OK-ELEMZÉS (GYÖKÉROK): annak megértése, hogy miért történt a hiba. Tipikus módszerek:
5 Miért
halszálka/Ishikawa
Pareto
OBJEKTÍV BIZONYÍTÉK: tény. Nem érzés, nem „szerintem”. Auditban ez az aranyszabály.
P
PDCA: a rendszer működtetésének ritmusa:
Plan: tervezés (cél, eljárás)
Do: végrehajtás
Check: ellenőrzés (audit, mérések)
Act: javítás, fejlesztés (intézkedés)
T
TANÚSÍTÓ AUDIT: amikor egy független tanúsító cég jön ellenőrizni, és eldönti, kapunk-e/megőrizzük-e a tanúsítványt.
TANÚSÍTVÁNY: a szervezet igazolása arról, hogy a rendszere megfelel egy ISO szabványnak.
V
VEZETŐSÉGI ÁTVIZSGÁLÁS: a vezetés „rendszerértékelő meetingje”, ahol döntés születik arról, hogy:
működik-e a rendszer
mi legyen fejlesztve
milyen erőforrás kell
VALIDÁLÁS: előre igazoljuk, hogy működni fog. Gyakorlatban tipikus: új folyamat, új technológia, új rendszer bevezetése.
VERIFIKÁLÁS: utólag ellenőrizzük, hogy működik. Gyakorlatban tipikus: ellenőrzési jegyzőkönyv, audit, mintavétel.