Ha küzdesz, hogy hatékony szabályozások legyen a cégedben és a szükséges, de nem túlzott adminisztráció legyen úrrá a mindennapokban a minőségi munkavégzés helyett, akkor félre kell tenned az utánad dobott és könnyen elérhető sablonokat vagy az előző munkahelyről hozott nyomtatványokat. Nem egy máshol jól bevált módszer a megoldás, hanem olyan eszköz, ami MOST, a Te CÉGEDNEK, MUNKÁDNAK a legmegfelelőbb. Ha cégedben elhatalmasodott a dokumentáció, vagy haszontalannak, feleslegesnek és bonyolultnak látják a kollégák, annak összetett és több oka is lehet. Mielőtt a mélyére ásnál a problémának érdemes figyelembe venni ezt a ritkán használt 5 eszközt, amellyel egyszerűbbek, érthetőbbek és átláthatóbbak lesznek szabályzataid, és az alkalmazott dokumentációid is.
1) MINDENT A MAGA HELYÉRE
Egy cég szabályozásainál az alapvető és legfontosabb, hogy a különböző szintű szabályokat a „helyén” kezelje mindenki. A dokumentumok ugyanis vertikális tagozódásúak, a hierarchia magasabb szintjein lévő dokumentumok egyre átfogóbb folyamatokat és tevékenységeket szabályoznak. Így a piramis csúcsán azok a jogi szabályzók állnak, amelyeknek a cégnek meg kell felelnie. Ehhez igazodik minden cégfilozófia, célok, a több területen átívelő folyamatszabályozások, a területi munkautasítások és a bizonylatok is.
2) FOLYAMATÁBRA
Lehet, hogy észre sem veszed, de a Te cégedben is megtalálható probléma, hogy a legrészletesebb és terjedelmesebb szabályozást olvassák a legkevésbé a dolgozók. Ha nem olvassák, nem használják. Ha nem használják nem ismerik. Így hiába aktualizálod, módosítod és kéred számon a kollégáktól. Feleslegessé válik és egy idő után már utólag is belefér, ha módosítjuk, nem? Bizony NEM! Hogyan dolgozik a szabályzat akkor is, amikor a vezető nincs cégnél? Hogyan lehet szabályzatokat úgy létrehozni, hogy annak értelme is legyen? Hogy ne legyenek duplikációk és átfedések? Lehet, hogy „máshoz hasonlóan” egy vaskos, bürokratikus dokumentum van a cégedben, amiből tovább tart kibogarászni a lényeget, mint kút főből elvégezni azt, amit és ahogy eddig is tettek a kollégák. A minimum, hogy érthető, gyorsan átlátható és konkrét legyen a szabályozás, amire az egyik legütősebb megoldás a folyamatábra megrajzolása. Feltéve, ha tartalmazza azt, hogy ki, mit, mikor és hogyan tegye a feladatát egy munkafolyamatban. Ha megtalálod az egészséges egyensúlyt a részletesség és a terjedelem szükségességében, akkor ez az ábra egy olyan szabályozás lesz, amit mindenki szívesen a „fiókjában” tart és használ!
3) KÉPEK, ILLUSZTRÁCIÓK
Ha egy áttekinthető folyamatábra az egyik leggyorsabban megérthető szabályozás forma, akkor a másik szemléletes szabályozás a képek, illusztrációk használata. Mennyivel megkönnyítené a szabályok megértését, ha célzott egyértelmű fotó vagy rajz magyarázná azt! Ha szabályozásaidban csak leíró szöveg található és egy sor hivatkozás más szabályozásokra, akkor törekedj rá, hogy legalább egy kapcsolódó ábra mutassa meg az összefüggéseket? A legjobb lenne egy képes útmutató! Semmi nem tiltja, hogy mellékleteket tegyél a szabályzatodba. Így valós segítség lesz a kollégák számára.
4) CSAK ELEKTRONIKUSAN
Hogyan dokumentálhat egy cég papírok nélkül? Hogyan kommunikálhatja a belső szabályokat anélkül, hogy egyetlen papírt kinyomtatna? Egyszerűen: elektronikusan. Azt nem lehet aláírni? De visszaigazolni igen. Nem látja mindenki? Pedig hozzáférhetővé lehet tenni. Az előnyöket pedig végtelenségig lehet sorolni: kényelmesen kezelhető, a jogosult személyek férnek hozzá, gyorsan módosítható és archiválható, közzé tehető, biztonsági mentésekkel visszakereshető, egyértelmű, látható, követhető stb.
5) EGYÜTT A MUNKATÁRSAKKAL
Hogyan tudnál olyan szabályzatot készíteni, amit a kollégák is szívesen használnak, és nem egy kötelező rossznak látják? Egy jó szabályozás segíti a munkát, ha a kialakításának meghatározott részébe a munkatársakat is bevonjuk. Ez nem jelenti azt, hogy nem a vezető szava dönt és azt sem, hogy a beosztottak írják elő az elveket! Azonban minél inkább részt vesznek a munkafolyamatok meghatározásában és minél több értéket adnak hozzá ők is, annál jobb lesz a végeredmény, annál inkább magukénak érzik a szabályokat is. A kérdés csak az, hogy Te, kedves vezető, gondoskodsz-e arról, hogy minél több régi és új munkatársat bevonj ebbe a feladatba?